Gönüllülük Kalite Sertifikası için yasal olarak program ülkesinde veya ortak ülkelerde kurulmuş olan bir kuruluş başvurabilir. Kalite Sertifikası alabilmek için, kuruluşun en az iki yıldır tüzel kişiliğe sahip olması gerekmektedir. Kalite Sertifikası altında iki tür başvuru olacaktır. 1. Standart Başvuru: Destekleyen ve/ya ev sahibi kuruluş olmak isteyen tüm kuruluşlar sadece kendileri için standart başvuru yapacaklardır. 2. Şemsiye Başvuru: Birden fazla bağlı kuruluşları olan bir kuruluş Kalite Sertifikası için başvuru yapacaksa, tüm bağlı olduğu kuruluşlar adına tek bir başvuru türü olan “Şemsiye Başvuru” yapacaktır. Bağlı olduğu kuruluşlar Türkiye’de ise Türkiye Ulusal Ajansı’!na, bağlı olduğu kuruluşlar diğer ülkelerde ise doğrudan Yönetim Ajansı’na başvuru yapacaklardır. Şemsiye başvurusunda bulunan başvuru sahibi kuruluş, kendi adına başvuruda bulunan bağımlı kuruluşlar tarafından sunulan yerleşimlerin kalitesini ve güvenliğini izlemeli ve bu süreçlerde sorumlu olmayı kabul etmelidir. Aynı zamanda gençlerin uygun beceri geliştirme ve öğrenme fırsatlarından sorumlu olmalıdır. Şemsiye Başvuru ile ilgili aşağıdaki Akış Süreci Şeması, bağlı kuruluşlar sözkonusu olduğunda atılacak adımları açıklamaktadır.

Tüm program süresini kapsamaktadır (2021-2027).

Başvuran kuruluşun olduğu Ulusal Ajans’a başvuru yapılır.

Kalite sertifikası başvuruları tüm program dönemi boyunca herhangi bir zamanda yapılabilir.

Avrupa Dayanışma Programının ülke merkezli tüm projelerinde yeralabilmek için gençlerin ve kuruluşların aşağıdaki süreçlerde anlatılan kayıt işlemlerini yapmaları beklenmektedir.

KURULUŞLAR/ RESMİ OLMAYAN GENÇLİK GRUPLARI İÇİN KAYIT İŞLEMLERİ

1. OID SÜRECİ: Avrupa Dayanışma Programının ülke merkezli projelerine başvuru yapmak isteyenlerin Organizasyon Kimliğine (Organisation ID, OID) sahip olması gerekmektedir. Katılımcı Kimlik Kodunun (PIC) yerine OID kullanılacaktır. Ancak, daha önce Erasmus+ Programına başvuruda bulunan ve PIC koduna sahip olanlara otomatik olarak OID atanmıştır. Atanmış olan OID, The Erasmus+ and European Solidarity Corps sayfasındaki “Search” alanına kurum/kuruluş adı veya “arama kriterlerini genişlet” butonu tıklanarak PIC kodu, vergi numarası vb. bilgiler girilerek öğrenilir. Önceki dönemlerde birden fazla PIC kodu almış olanlar, başvuru yapılacak programdan sorumlu birimle iletişime geçmelidir. Daha önce PIC kodu almamış olanlar ise yine The Erasmus+ and European Solidarity Corps sayfasında yer alan “Register my organisation” sekmesinden kayıt yaparak OID alabilir. “Register my organisation” sekmesinde açılan sayfada EU Login kullanıcı bilgisi ile giriş yapılması gerekmektedir. EU Login hesabı (eski adı ile ECAS hesabı) olanlar mevcut hesapları ile sisteme giriş yapabililer. EU Login hesabı olmayanlar ise “Create an account” sekmesini tıklayarak bir EU Login hesabı edinerek sisteme giriş yapar.

Kayıt yapılırken aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:

1) İlgili sisteme güncel bilgiler ile kayıt olunmalıdır.

2) OID, Erasmus+ programının tüm ülke merkezli proje başvurularında kullanılmak üzere bir kere alınmalıdır.

3) OID için kayıt oluştururken kaydı gerçekleştiren kişiye özgü kullanıcı adı ve şifreler yerine, her zaman hatırlanabilecek kullanıcı adı ve şifre tercih edilmelidir. Bu bilgiler sonraki dönem başvurularında da kullanılmak üzere ilgili kişilerin erişimine olanak sağlayacak şekilde muhafaza edilmelidir.

4) Kayıt formundaki tüm bilgiler girildikten ve kayıt gerçekleştirildikten sonra sistem OID’yi otomatik üretir.

5) OID, "E" harfi ile başlayan ve 8 rakamla devam eden bir numaradır (Örneğin: E12345678). OID kayıt süreci ile ilgili detaylı bilgilere Avrupa Komisyonu tarafından hazırlanan sayfadan ulaşılabilir.

2. PASS SÜRECİ: Kuruluşlar Avrupa Dayanışma Programı kapsamında yapacakları gönüllülük faaliyeti ve dayanışma projeleri için, gönüllüleri/katılımcıları Avrupa Dayanışma Programı Placement Administration and Support System (PASS) Portalına girmek suretiyle seçebilirler. Placement Administration and Support System (PASS) PASS, uygun kuruluşların Avrupa Dayanışma Programı katılımcılarını aramak ve irtibat kurmak için tasarlanmıştır. Sisteme erişebilmek için kuruluşlara önce Avrupa Dayanışma Programına bağlı AB programlarından biri altında yetki verilmelidir. Yetkili kuruluşlar, PASS kullanmaya başlamak için hangi programla ilişkili olduklarına bağlı olarak aşağıdaki yollardan birini kullanmalıdır:

A) Kuruluşun bir Kalite Sertifikası varsa, kuruluşun Kalite Sertifikası kabul kararında listelenen personeli, mevcut AB Giriş / ECAS hesapları aracılığıyla PASS'a otomatik olarak erişebilir. Kuruluşlar, Ulusal Ajanslarına başvurarak kimlerin Kalite Sertifikasında yer aldığını tam olarak kontrol edebilir.

B) Kuruluşun Erasmus + Avrupa Gönüllü Hizmeti kapsamında akredite olması durumunda, kuruluşun EVS akreditasyonunda bulunan kişileri mevcut AB Giriş / ECAS hesapları aracılığıyla PASS'a otomatik olarak erişmeleri sağlanır. Kuruluşlar, Ulusal Ajanslarına başvurarak kimlerin AGH Akreditasyonunda yeraldığını tam olarak kontrol edebilir. Tüm yetkili kullanıcılar:

1. Avrupa Gençlik Portalı sayfasının altında yeralan “Administrator login" butonuna tıklamalıdır.

2. Sisteme giriş yapmak için AB Giriş/ ECAS hesaplarını kullanmalıdır.

3. Giriş yaptıktan sonra kullanabilecekleri çevrimiçi araçlar listesinden "Avrupa Dayanışma Programı PASS" seçeneğini seçmelidirler. PASS Teknik Destek ve Kullanıcı Kılavuzu PASS’e erişme ve kullanma konusunda yardım için lütfen teknik destek sayfasına gidiniz. Güncel PASS kullanıcı kılavuzu için lütfen tıklayınız.

GENÇLER İÇİN KAYIT İŞLEMLERİ.

Avrupa Dayanışma Programının tüm faaliyetleri için gençlerin Avrupa Gençlik Portalına kayıt olmaları gerekmektedir. Gençler portaldan kendilerine uygun gönüllülük fırsatlarını araştırabilirler. Gençler 17 yaşındayken portala kayıt olabilir ancak 18 yaşına kadar herhangi bir projeye başlayamazlar. Avrupa Dayanışma Programının projeleri 18-30 yaş aralığını kapsamaktadır. Avrupa Gençlik Portalına üye olan gençlere, sistem üzerinden 10 haneli Participant Reference Number (PRN) kodu verilecektir. Bu kod gençlerin yer almak istedikleri Avrupa Dayanışma Programı projelerinde, başvuru sahibi tarafından başvuru formu doldurma aşamasında, katılımcı seçiminde, nihai rapor aşamasında kullanılacaktır.

Gençler; Avrupa Dayanışma Programı Portalına kayıt olduktan sonra özgeçmiş ve motivasyon mektuplarını kuruluşlara iletmek suretiyle, kuruluşlar tarafından da uygun görüldükleri takdirde bir projenin içinde yer alabilirler. Kalite Sertifikasına sahip (Akredite olmuş) kuruluş listesine, ilgili sayfada yeralan belirli filtreleme yöntemleri ile erişilebilir.

Başvurular, Avrupa Komisyonunun resmi internet sayfasında yayımlanan e-formlar (ESC 50) aracılığıyla çevrimiçi olarak yapılır. Formlara ulaşmak için öncelikle kurumsal bir EU Login hesabı oluşturulmalıdır. Avrupa Komisyonunun başvuru formlarını yayımlandığı sayfaya Turna Proje Yönetim Sistemi (TURNA) hesabı kullanılarak da erişilebilir. Başvuru formu doldurulurken ilgili yıla ait Program Rehberi ve mevcut olması durumunda Türkiye Ulusal Ajansı tarafından yayımlanan ve TURNA’dan ulaşılabilen başvuru rehberleri dikkate alınmalıdır. Başvuru için başvuru formunun doldurulmuş olması tek başına yeterli olmayıp başvuru formunda belirtilen tüm ek belgelerin de başvuru formuyla birlikte yüklenmesi gerekmektedir. Türkiye Ulusal Ajansı tarafından her teklif çağrısı döneminde bilgilendirme ve başvuru formu doldurmaya yönelik proje destek oturumları düzenlenmektedir. Bu toplantılara başvurmak için www.ua.gov.tr adresinde yayımlanan duyuruları takip edebilirsiniz. Başkanlığınız nezdinde yürütülen, Avrupa Dayanışma Programı (ESC) kapsamındaki KALİTE SERTİFİKASI talebinde bulunmak için, aşağıda yer alan bilgi ve belgelerin Komisyon nezdindeki hesabınızdan ESC 50 kodlu Başvuru Formu‘nu doldurmak suretiyle veri tabanına yüklenmesi gerekmektedir.

Tüm proje başvuruları, değerlendirme sürecinin ilk aşamasında uygunluk kontrolüne tabi tutulur. Uygunluk kontrolünde başvurunun uygunluk kriterlerini taşıyıp taşımadığı değerlendirilir. İlgili yılın Program Rehberinde her proje türü için ilan edilen Uygunluk kriterlerinin tamamının sağlanması gerekir. Kriterlerden birisinin sağlanmaması durumunda başvurular içerik değerlendirmesine alınmadan reddedilir ve ret gerekçesi yazılı olarak başvuru sahibine bildirilir. Uygunluk kontrolünü geçen projeler içerik değerlendirilmesi yapılmak üzere bağımsız dış uzmanlara atanır. Başvuru sahibinin başvuru formundaki sorulara verdiği cevaplar esas alınarak Program Rehberinde yer alan Kalite Ölçütleri çerçevesinde bağımsız dış uzmanlar tarafından içerik değerlendirmesi yapılır. Başvurular, aldıkları puanlara göre en yüksekten en düşüğe doğru sıralanır. En yüksek puan alan başvurudan başlanarak proje başvurularına hibe tahsis edilir. Başvuru sonuçları kabul ve yedek listeleri halinde başvuru sonuçları bölümünden takip edilebilir. Değerlendirme sonuçları başvuru sahiplerine resmi olarak bildirilir.

Avrupa Dayanışma Programı (ESC) dahilinde yer alan ve bu kapsamda proje yapmak isteyen gönüllü kurum ve kuruluşların öncelikle Kalite Sertifikası sahibi olmaları gerekmekte olup, başvurular https://webgate.ec.europa.eu/web-esc/screen/home linkindeki Kalite Sertifikası (Quality Label) Başvuru Formu ekine gerekli bilgi ve belgeleri (TURNA sisteminde yer alan dilekçe örneğindeki) yüklemek suretiyle gerçekleştirilecektir. Başvurular yıl içinde herhangi bir tarihte Komisyonun çevrimiçi başvuru sistemi aracılığıyla on-line olarak yapılır. Usulüne uygun olarak sisteme yüklenen başvurular, Ön Değerlendirme kriterleri çerçevesinde incelenir ve tespit edilen eksiklikler, başvurana e-posta aracılığıyla bildirilerek, eksikliklerin giderilmesi istenir. Eksiklik bulunmayan ya da eksikliklerin bildirilmesini müteakip eksiklikleri tamamlayan başvuru sahibi kurum ve kuruluşlara Kalite Sertifikası ziyareti, toplantısı ve/veya telefonla irtibata geçilmek suretiyle kurum/kuruluşun idari, mali ve beşeri yönden yeterliliklerini tespit etmek üzere Kalite Değerlendirilmesi yapılır. Bu değerlendirmeler sonucunda hazırlanacak Kalite Sertifikası Raporları, belli bir sayıya ulaşan talepleri görüşmek üzere toplanan Kalite Sertifikası Komitesi’nde sunulur. Komitede görüşülen ve bağlı, ilgili kurum ve kuruluşların da görüşleri olumlu olan kurum ve kuruluş hakkında Kalite Sertifikası ile ilgili nihai karar verilerek başvuru sonuçlandırılır. Kalite Sertifikası başvurusu sonuçlandırılan kurum ve kuruluşlara, e-mail ve/veya resmi yazı ile sonuç bildirilir ve AB Komisyonu nezdinde yürütülen http://europa.eu/youth/evs_database linkindeki Komisyon veri tabanında yayımlanır. Başvurusu kabul edilen kurum/kuruluşlar ilk başvuru tarihinden itibaren Avrupa Dayanışma Programı (ESC) dahilindeki gönüllü kurum ve kuruluşlarına yönelik projeler için Başkanlığımıza ve AB Komisyonu Yürütme Ajansı’na başvuruda bulunabilir.

 

Başvuru Formunu TURNA'da eşleştirmek ve gerekli evrakları ihtiva eden dilekçe örneği ve gönüllü faaliyet programı tablosu örneğine ulaşmak için; TURNA sistemindeki Başvuru İşlemleri – Başvuru Bilgisi Gönder ekranından ulaşabilir, Submission ID ve mail adresini girerek bu işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

KA 110 ve ESC 52 kodlu mevcut akreditasyon ve kalite sertifikasına sahip olan kuruluşların ESC 50 Kalite Sertifikasına başvuru yapması gerekir mi?

• İlk defa başvuru yapacaklar; sadece gönüllü kurum ve kuruluşlarla ortak projede yer almak istiyorlarsa  Ev sahibi ve/veya Destekleyen kuruluş olarak, ESC51 gönüllülük projelerine başvurarak hibe talebinde bulunabilmek için ise Ev sahibi ve/veya Destekleyen Lead Organisation olarak başvurmaları gerekmektedir.
• KA110 akreditasyonu sahip kuruluşlar; 31 Aralık 2021 tarihini kadar akreditasyonları geçerli olup, bu tarihe kadar sadece  mevcut projelerde ortak olarak yer alabilirler. Bu kuruluşlar,  ESC51 gönüllülük projelerine başvurarak hibe talebinde bulunabilmek için Ev sahibi ve/veya Destekleyen Lead Organisation olarak başvurmaları gerekmektedir.
• ESC52 Kalite Sertifikasına sahip kuruluşlar; mevcut projelerde ortak olarak yer alabilirler, ESC51 gönüllülük projelerine başvurarak hibe talebinde bulunabilmek için Ev sahibi ve/veya Destekleyen Lead Organisation olarak başvurmaları gerekmektedir.

Diğer taraftan, daha önce Akreditasyon veya Kalite Sertifikası bulunan kurum ve kuruluşlarımızın başvurularında geçerli olacak ilave hususlar aşağıdaki gibidir:

• KA110 akreditasyon başvurusu olanların ESC50 kodlu başvuru formunu ve eklerini eksiksiz olarak sisteme yüklemeleri,
• Şu anda mevcut ESC52 Kalite Sertifikası başvurusu olanların, Lead Organisation olarak başvurmaları halinde ESC50 kodlu başvuru formu ve ekler için de ESC52 için daha önce Ulusal Ajansa iletmiş olduğu eklerde değişiklik var ise (dernek adresi, yasal temsilci, proje sorumlusu v.b.) bu yeni eklerle birlikte sisteme yüklemeleri gerekmekte olup, daha sonra Başkanlığımızca yapılacak ön değerlendirme ve Komite süreçleri dahilinde başvurunuzun sonucu tarafınıza bilgi verilecektir.