Ziyaret sonrası rapor nasıl hazırlanır?

Öncelikle, nihai raporunuzu oluşturan belgeler şeffaf kapaklı mavi bir dosya içerisine, en üstten en alta doğru aşağıdaki düzende yerleştirilmiş olmalıdır. 

1- Harcama Bildirim Formu (bu belge en üstte yer alacaktır ve tüm harcamalar Avro para biriminden belirtilecektir)

2- Harcama Belgeleri kopyası

3- Yaygınlaştırma Planı Formu

4- Bireysel Rapor ve fotoğraflar (CD'ye kayıtlı olarak)

5- Grup Raporu 

6- Katılım Sertifikası (bu belge en altta yer alacaktır)

Belgelerin Açıklaması :

1-   Harcama Bildirim Formu ile uçak bileti fotokopisi, biniş kartları (boarding pass) fotokopisi ile şehirlerarası ulaşım biletlerinin fotokopilerini forma ekleyiniz. Fotokopileri çekerken, tüm harcama belgelerini harcama tarihi sırasına göre, A4 dosya kağıtlarına yapıştırarak düzgün bir şekilde çoğaltınız.

Bütün harcama belgelerinin asıllarının 5 yıl süreyle muhafaza edilmesi  ve istendiğinde Merkez Başkanlığımıza (A4 dosya kağtlarına tarih sırasına göre yapıştırılmış şekilde) sunulması gerekmektedir. Dikkat: Düzgün sunulmayan, dağınık olarak zarfın içerisine bırakılan harcama belgelerinin kaybolması halinde sorumluluk Merkezimize ait olmayacaktır.  

Harcama Bildirim Formu 2 bölümden oluşur:

1.bölüm olan Seyahat bölümünde, faaliyetin gerçekleşeceği ülkede ilgili şehirdeki ve konaklama yapılacak otele varıncaya kadar olan seyahat harcamaları ile faaliyet bitiminde Türkiye'de ikamet edilen adrese varıncaya kadar  olan seyahat harcamaları dikkate alınır. Ziyaret günleri içersindeki seyahat masrafları ödenmez. Vize masrafı bu bölümde talep edilir. Seyahat harcamaları belgelendirilmek zorundadır.

2.bölüm Harcırah bölümünde, sözleşmenin 3.1 maddesi ile uyumlu olmak kaydıyla, gidilen ülkenin günlük harcırahı ile gün sayısı (ziyaret günleri+ 1 gün yol)  çarpılarak bulunan rakam beyan edilir. Harcırah talebi için, herhangi bir belge (yiyecek-içecek, konaklama belgeleri gibi) sunmak gerekmemektedir .  Seyahat sigortası harcaması harcırah içerisine dahildir, ayrıca ödenmez.

NOT: Sözleşmenin 3.Maddesi (Faaliyetin Finansmanı) bölümünde toplam sözleşme miktarının 1379 Avro olduğu ve bunun aşılamayacağı belirtilmiştir. Sözleşmede (madde 3.1 de) harcırah (iaşe-ibate) için belirlenmiş rakam azamidir ve değişemez. Bununla beraber seyahat masrafları belgeye dayalı beyan olduğundan değişiklik olabilir.”

Yaygınlaştırma Planı Formu

Bireysel Rapor Hazırlama Formu

Harcama Bildirim Formu

Harcırah Bildirim Tablosu