Erasmus+ Projelerinde Uygulama Süreci

Proje sahipleri, proje faaliyetlerini kendileri ile imzalanan hibe sözleşmesi ve eklerinde belirtilen kurallara göre gerçekleştirmekle yükümlüdür. Proje için tahsis edilen toplam hibe miktarı ve hibe kalemlerine ait detaylar hibe sözleşmesinde yer almaktadır.

Hibe tahsis edilerek sözleşme imzalanan projelerin ilk ödemesi, sözleşmede belirtilen oranda ve Avro cinsinden banka hesabına yapılır. Her proje türünde ara ödeme olmamakla birlikte, hibe sözleşmesinde yer alması halinde ara ödeme(ler) sözleşmede belirtilen tarih ve şekilde yapılır. Nihai ödeme/iade işlemi ise, proje bitimini takiben sunulacak nihai raporun değerlendirilmesi sonrasında yapılır.

Proje sahiplerinin, proje kapsamında yapacağı harcamaları KDV’den muaf olarak yapması gerektiğinden, KDV istisnasından yararlanabilmek üzere Maliye Bakanlığı tarafından yayınlanan tebliğ doğrultusunda hareket etmesi beklenir. Söz konusu tebliğ ve konu ile ilgili bilgi yıldan yıla değişebildiğinden, hibe sözleşmesinin imzalanmasını takiben, ilgili döneme ait KDV Muafiyet sürecine ilişkin gerekli bilgi ve belgeler yararlanıcılarla paylaşılmaktadır.

Başkanlığımızla hibe sözleşmesi imzalayan tüm proje sahipleri ilgili döneme ait hibe sözleşmelerinde belirtilen tarihlerde ilerleme ve/veya ara ve nihai rapor sunmakla yükümlüdür. Sunulması beklenen raporlar proje türlerine göre değişmekte olup, tarih ve detayları hibe sözleşmesinde yer almaktadır. Proje faaliyetlerinin ve uygulama sürecinin değerlendirilmesi amacıyla sözleşme dönemi içerisinde ilerleme raporu ve/veya ara rapor alınmaktadır. Nihai rapor ise, sözleşmede belirtilen proje süresi sona erdikten ve tüm faaliyetler gerçekleştikten sonra alınır. Nihai raporda, proje kapsamında gerçekleşen tüm faaliyet ve harcamalara ilişkin bilgi yer alır. Söz konusu raporun değerlendirilmesini takiben proje sahipleri için bakiye ödeme/iade işlemi başlatılır. Hibe sözleşmesinde aksi belirtilmedikçe, bahsi geçen tüm raporlar Avrupa Komisyonu tarafından geliştiren Hareketlilik Aracı (Mobility Tool+) aracılığı ile Başkanlığa sunulur.

Proje süresi içerisinde projeyle ilgili temel bilgilerde (banka bilgileri, adres bilgileri, irtibat kişisi değişikliği, ortak değişikliği vb.) herhangi bir değişiklik olması halinde, mutlaka Başkanlığımız ile iletişime geçilmesi gerekmektedir. Değişen bilginin türüne göre veri tabanları güncellenir ya da ek sözleşme düzenlenerek değişiklik yazılı olarak kayıt altına alınır.

Projeler yaygınlaştırma ve sonuçların kullanımı yollarıyla, proje süresinin kapanışından sonra da devam eder. Proje faaliyetlerine ilişkin etkinin ölçülmesi ve proje sonuçlarının yaygınlaştırılıp sürdürülebilmesi için etkili yöntemler geliştirilmesi beklenmektedir. Projelerin yaygınlaştırılması tüm proje süreci içinde ve sonrasında devam ettirilmelidir. İyi bir yaygınlaştırma, proje faaliyetleriyle ilgili, iyi tanımlanmış ve planlı olmalıdır. Bu süreç, sonuçların etkin bir şekilde yaygınlaştırılması için proje başlangıcında tasarlanmış olmalıdır. Proje süresince ve sonrasında neyin, ne amaçla, ne zaman, kimlere ve nerede yaygınlaştırılacağına ilişkin bir yaygınlaştırma programı hazırlanmalıdır. Proje sonuçları yeni alanlara transfer edilebilecek, hibe süreci sona erdikten sonra da sürdürülebilecek ve gelecekteki politika ve uygulamaları etkileyebilecek şekilde başkalarının ihtiyaçlarına yönelik geliştirilmeli ve kullanılmalıdır. Bununla birlikte yaygınlaştırma ve sonuçların kullanımına yönelik faaliyetlerin türü ve kapsamı geliştirilen projenin türüne ve özel ihtiyaçlarına göre geliştirilmeli ve orantılı olmalıdır. Bu, projenin süreç odaklı olup olmaması, somut çıktılar üretecek olup olmadığı, küçük ya da büyük ölçekli katılımcı kuruluşlar tarafından geliştirilip geliştirilmediği gibi etmenlere göre değişiklik gösterebilir. Bahsi geçen konulara ilişkin olarak detaylı bilgi edinmek üzere Program Rehberi'nin ilgili bölümleri ile birlikte, internet sayfamızın yaygınlaştırma ve sonuçların kullanımı bölümlerinden faydalanılabilir.

Türkiye Ulusal Ajansı ve Avrupa Komisyonu, hibenin kullanımıyla ilgili olarak, proje sahiplerine teknik/mali kontroller ve denetimler yapabilir. Söz konusu kontrol ve denetimler projenin uygulanması sırasında ya da proje bitiminden sonra gerçekleştirilebilir. Bu kapsamda, yararlanıcıların projeye ait tüm destekleyici belgeleri hibe sözleşmesinde belirtilen süre kadar saklamaları gerekmektedir.

Yukarıda belirtilen hususlardan farklı olarak, proje yürütülmesi sırasında ihtiyaç duyulabilecek her türlü bilgi/belge için, ilgili proje türü için oluşturulan faydalı dokümanlar bölümünün incelenmesi önerilmektedir.