Programın Tanımı ve Amacı

En geniş anlamıyla programın amacı, yetişkin eğitimi veren kurum ve kuruluşlarda çalışan kişilerin veya bu kişilerin eğitimiyle ilgili kişilerin, hayatboyu eğitim kalitesinin artırılmasını desteklemek amacıyla, çalıştıkları ülke dışındaki bir ülkede 6 haftaya kadar eğitim almalarını sağlamaktır. Bu sayede katılımcıların, pratik öğretmenlik, çalıştırıcılık ve danışmanlık gibi eğitsel yeteneklerini geliştirmek ve Avrupa'daki hayatboyu öğrenme hakkında daha geniş bilgi edinmelerinin desteklenmesi amaçlanmaktadır.  

Programda üç tür eğitime destek sağlanmaktadır:  

1. Yetişkin eğitimi ile ilgili düzenli bir kursa en az bir hafta (5 tam gün) süreyle katılmak,

2. Yetişkin eğitimi ile ilgili resmi ya da sivil bir yetişkin eğitim kurumunda veya bir sivil toplum kuruluşunda gözlem (observation) veya yerleştirme (placement) gibi daha informal bir eğitime katılmak,

3. Programın yukarıda açıklanan amaçlarına ulaşmak için yararlı olacağı düşünülen ve başka bir Avrupa ülkesinde bir Grundtvig ağı, Grundtvig projesi, ulusal ajans veya yetişkin eğitiminde aktif bir Avrupa kuruluşu tarafından düzenlenen bir konferans veya seminer gibi bir faaliyete katılmak mümkündür.  

Grundtvig bireysel eğitim faaliyetlerine katılmak için mali destek almak, başvuru sahibinin yaygın eğitimdeki yetişkin eğitimi faaliyetine bağlıdır. Bu çalışmalar:  

• Yetişkin eğitiminin içeriği ve sunulması,

• Yetişkinler için öğrenim olanaklarının ulaşılabilirliği,

• Yetişkin eğitiminin yönetilmesi,

• Yetişkin eğitimi ile ilgili sistem/politika geliştirilmesi ile ilgili çalışmalar olabilir.

Grundtvig mali desteği başvuru sahibinin, profesyonel yaşamı ile yurtdışı eğitimden elde etmeyi hedeflediği amaçların uyuşması ve gerekli kalite kriterlerinin uygunluk arz etmesi durumunda verilir (örneğin genel Grundtvig amaçlarına uygunluk gibi veya başvuru sahibinin kendi ülkesinde katılacağı eğitime oranla katma değerinin daha fazla olması gibi).

Kimler Yararlanabilir?

Grundtvig Programının bu mali desteğinden örgün veya yaygın olarak yetişkin eğitiminin herhangi bir alanında tam (full time) ya da yarı zamanlı (part time) olarak çalışan personel yararlanabilir. Bu tanıma uygun olarak aşağıdaki kategorileri sayabiliriz:  

• Yetişkin eğitiminde çalışan öğretmenler/eğitmenler ile bu öğretmenlerin/eğitmenlerin öğretmenleri/eğitmenleri,

• Yetişkinlere eğitim olanakları sunan kurum ve kuruluşların yönetici personeli,

• Kültürlerarası yetişkin eğitimi ile ilgili veya göçmen işçi veya yolcularla ilgili çalışma yapan personel,

• Özel eğitim gereksinimleri olan yetişkinlerle çalışan personel,

• Risk altındaki yetişkinlerle çalışan personel, örneğin uyum/kaynaştırma eğitimi verenler ve sokak eğitimcileri gibi,

• Rehberler veya kariyer danışmanları,

• Denetçi ve müfettişler,

• Ulusal otoritelerin yetki tanıdığı diğer eğitim personeli.  

Üniversite öğretim üyeleri ve eğitmenleri ancak yetişkin eğitimi ile ilgili bir çalışma yapmaları durumunda mali destek alabilirler. Sadece üniversite öğrencilerine eğitim verenler (üniversite öğrencileri örgün eğitim aldıklarından yaşları ne olursa olsun, yetişkin olarak kabul edilmemektedirler) mali destek alamazlar. Üniversite, okul gibi örgün eğitim sunan eğitim kurumlarından başvuranlar, yetişkinlere eğitim verdiklerini belgelendirmeleri gerekir. Açık öğretim veya ikinci öğretimde ders veren öğretim üyeleri ve eğitmenleri bu durumu belgeledikleri takdirde bireysel eğitim desteklerinden faydalanabilirler.   

Yetişkin Kimdir?

Grundtvig kapsamında bir faaliyete katılmak isteyen kişinin mutlaka yetişkin eğitimi faaliyetinin olması gerekmektedir. Sıkça karıştırılan bu kavram kimleri kapsar? Grundtvig Programında "yetişkin" aşağıdaki gibi tanımlanmaktadır:  

• Yaşı ne olursa olsun örgün eğitimin dışındaki herkes.

Bu tanımların dışındaki kişiler yetişkin olarak kabul edilmemektedir.  

Yabancı Dil Kurslarına Katılmak Mümkün Mü?

Yabancı dil eğitimcileri için kurslar normalde, hedef dilin konuşulduğu ve öğretildiği ülkelerde gerçekleşir. Yabancı dil kursları eğitimcilere, öğrenme ve öğretme metodolojileri sunmalıdır. Yabancı dille ilgili metodolojik bir kursa katılmak isteyen kişilerin aşağıdaki kategorilerden birine ait olmaları gerekmektedir:  

• Yetişkin eğitimi alanında aktif olarak çalışan kalifiye yabancı dil öğretmenleri,

• Birinci maddedeki öğretmenlerin eğitimcileri,

• Yabancı dil öğretmeni olmadığı halde sonradan yetişkin eğitiminde yabancı dil öğretmeni olmak için tazeleme eğitimi alan öğretmenler,

• Yetişkin eğitimi alanında dil dışındaki farklı branşdaki bir ders veya konuyu yabancı dilde öğreten öğretmenler,

• Yetişkin eğitiminde dil öğretimi alanında çalışan müfettiş veya danışmanlar.

Grundtvig programında, yabancı dil öğrenmek amacıyla bir kursa katılmak mümkün değildir. Ancak istisnai olarak aşağıdaki kişiler yabancı dil öğrenmek amacıyla başvurabilirler:

• Yetişkin eğitiminde dil dışındaki farklı branşdaki bir ders veya konuyu yabancı dilde öğreten öğretmenler,

• Yabancı dil öğretmeni olmadığı halde sonradan yetişkin eğitiminde yabancı dil öğretmeni olmak için tazeleme eğitimi alan öğretmenler,

• Projede kullanılan ortak dili öğrenmek amacıyla bir Grundtvig projesinde yer alan kurum personeli (bütçenin müsait olması durumunda mümkün olabilecektir),

• Öğretmek amacıyla Avrupa'da az kullanılan ve az öğretilen bir dili öğrenmek isteyen yaygın eğitim faaliyetinde bulunan eğitim personeli bir yabancı dil kursuna katılmak için başvuru yapabilir.

  Faaliyet Süreleri

• Kurslar için 1 - 6 hafta. Bu kurslar bir haftadan az olamaz. 5 tam gün bir hafta olarak kabul edilmektedir.

• Konferans, seminer, gözlem ve yerleştirme gibi faaliyetler için minimum süre yoktur fakat en çok 6 hafta olabilir.  

Ne Kadar Mali Destek Sağlanır?

Yararlanıcılara gidilecek ülkenin uzaklığına, yurtdışında kalınacak süreye ve kursun niteliğine (ücreti, kapsamı vs.)  göre seyahat, iaşe-ibate, kurs ücreti, yabancı dil hazırlığı gibi masrafları karşılamak üzere mali destek sağlanır.

Seyahat esnasında veya yurt dışında bulundukları süre içinde özel ihtiyaçları olabilecek olan engelliler (engelliler için refakatçi talepleri de kabul edilebilir) engellilik durumuna göre ek mali destek talep edebilirler. 

Faaliyet, aşağıdaki listede yer alan ve programa üye ülkelerden bazılarına bağlı bölgelerde gerçekleştirilecekse, mesafe farkı gözetilerek ek finansman talebi yapılabilir:

Avrupa Konseyi'nin 2001/822/EC No'lu Kararı İle Tanımlanan Programa Üye Ülkelerin "Deniz Aşırı Ülke ve Bölgeleri" Listesi

-          Greenland

-          New Caledonia and Dependencies

-          French Polynesia

-          French Southern and Antarctic Territories

-          Wallis and Futuna Islands

-          Mayotte

-          St. Pierre and Miguelon

-          Aruba

-          Netherlands Antilles

-          Bonaire

-          Curaçao

-          Saba

-          Saint Eustatius

-          Saint Martin (Sint Maarten)

-          Anguilla

-          Cayman Islands

-          Falkland Islands

-          South Georgia and the South Sandwich Islands

-          Montserrat

-          Pitcairn

-          Saint Helena, Ascension Island, Tristan da Cunha

-          British Antarctic Territory

-          Turks and Caiocos Islands

-          British Virgin Island

Gerçek miktar, gidilecek ülkenin uzaklığına, yurtdışında kalınacak süreye ve kursun niteliğine göre Merkezimiz tarafından belirlenir.

Mali Desteğin Karşıladığı Harcamalar  

Seyahat: Yararlanıcının evinden başlayarak faaliyet mekanına ve/veya kalınacak yere kadar olan ile faaliyet mekanından ve/veya kalınan yerden yararlanıcın evine kadar olan tüm seyahat masrafları ödenir. Bunun dışında yapılan seyahat masraflarını yararlanıcının, kendisine ödenen harcırahtan karşılaması gerekir.

Vize: Vize masrafları bütçenin diğer kaleminden karşılanır. Başvuru formunu doldururken vize ücreti seyahat kaleminde değil, diğer kaleminde gösterilmelidir.

Seyahat ve vize harcamaları gerçek miktarlar üzerinden hesaplanır ve her bir harcama için belge tutma ve bunları final raporu ile birlikte Merkezimize sunma zorunluluğu vardır.

Harcırah: Faaliyetin süresine göre yararlanıcılara günlük veya haftalık olarak hesaplanan miktarlarda harcırah ödenir. Gidilecek ülkelerin günlük harcırah miktarları aşağıdaki listede bulunmaktadır. Bu miktarlar azami miktarlardır ve her ulusal ajans kendi belirlediği kriterler doğrultusunda, azami miktarların %50'sinden az olmamak şartıyla harcırahları düşürebilir. Türkiye'den gidecek başvuru sahipleri için harcırah miktarları aşağıdaki gibi hesaplanacaktır:

• 6 geceye kadar olan süreler için günlük harcırah miktarının %70'i

• 1. hafta için 1. haftanın harcırah miktarının %80'i 

• 2. hafta için  2. haftanın harcırah miktarının %80'i

• 3, 4, 5 ve 6. haftalar için 3, 4, 5 ve 6. haftaların harcırah miktarlarının %100'ü  

Harcırahın Hesaplanmasıyla İlgili Örnekler:

Örnek 1: İtalya'da yapılacak 6 günlük bir kurs için (günlük harcırah miktarı x %70);

168 Avro x 6 x %70 = 705,60 Avro

Örnek 2: İtalya'da yapılacak 10 günlük bir kurs için (birinci haftanın harcırah miktarı x %80 + ikinci haftanın harcırah miktarının 3 gününün %80'i);

839 Avro x %80 + 134,04 Avro (391 Avro/7 = 55,85 Avro x 3 = 167,55 Avro x %80 = 134,04 Avro)

      671,20 Avro + 134,04 Avro = 805,424 Avro

Örnek 3: İtalya'da yapılacak 25 günlük bir kurs için (birinci haftanın harcırah miktarı x %80 + ikinci haftanın harcırah miktarı x %80 + üçüncü haftanın harcırah miktarı %100'ü + dördüncü haftanın harcırah miktarının dört gününün %100'ü);

839 Avro x %80 + 391 Avro x %80 + 224 Avro x %100 + 128 Avro (224 Avro/7 = 32 Avro x 4 = 128 Avro)

671,20 Avro  + 312,80 Avro + 224 Avro + 128 Avro = 1336 Avro

Not: Başvuru formundaki örnekler AB Komisyonu'nun verdiği örneklerdir. Merkezimizi bağlamamaktadır.                                                                

Harcırah giderleri için herhangi bir belge tutma zorunluluğu yoktur. 

Aşağıda, gidilecek olan ülkeler için belirlenen azami harcırah miktarları verilmiştir. Başvuru sahipleri faaliyetin süresine göre (kalınacak gece sayısı veya haftaya göre) gidilecek ülkenin harcırah miktarlarını yukarıdaki oranlara göre hesaplayarak talep edeceği harcırah miktarını belirleyecektir.

GİDİLECEK ÜLKELERİN 2007 YILI MALİ DESTEK MİKTARLARI (Avro)

Seyahat Sigortası: Seyahat sigortası masrafları da harcırah kaleminden karşılanmalıdır.

Başvuru sahibi başvuru formunda seyahat için normal fiyatın altında veya harcırah için günlük harcırah miktarının altında (%50'nin altında olsa bile) mali destek talep etmişse bu miktarlar kabul edilir.

Faaliyet organizatörleri, katılımcılara belli ücretler karşılığında konaklama ve/veya yemek imkanları sağlayabilir. Bu bilgilere kursun detaylarından ulaşılabilir. Başvuru yapılırken Merkezimizin sağlayabileceği mali destek miktarı gözönünde bulundurularak kursa kayıt yapılmalıdır. Zira organizatörün talep ettiği ücretle size sağlanacak olan mali destek miktarı arasında önemli farklar olabilir ve  bu durum sizin mağdur olmanıza yol açabilir. 

Başvuru sahibi, faaliyet organizatörünün konaklama ve/veya yemek imkanlarından yararlanmak zorunda değildir (lütfen bu konuyu faaliyetin organizatöründen teyit ediniz çünkü bazı organizatörler sağladıkları imkanlardan faydalanmayı şart koşmaktadır).

Kurs Ücreti: Avrupa'daki kursların çoğu ücretlidir. Kurs ücretleri en fazla günlük 150 Euro'ya kadar mali destek kapsamında karşılanır. Uzun süreli kurslar için bu miktar kademeli olarak düşürülecektir. Azami kurs ücreti 1000 Euro ile sınırlandırılmıştır. Bu miktardan daha fazla olan kurs ücretini yararlanıcılar kendileri ödemek zorundadır.

Yabancı Dil Hazırlığı: Bir Grundtvig Bireysel Eğitim faaliyetine katılmak isteyen kişinin normalde faaliyetin yapılacağı dili iyi derecede bilmesi beklenir. Ancak yurtdışı tecrübesi az olan veya pratik konuşma imkanı bulamadığından konuşma becerisi az olan eğitimcilerin faaliyet öncesinde yabancı dillerini geliştirebilmelerine imkan tanımak amacıyla kendi ülkelerinde yabancı dil hazırlığı yapmaları da mümkündür. Bu amaçla başvuru formunda talep edildiği takdirde, ilgili bir hazırlık yapmak (kısa süreli bir kursa gitmek, kitap, araç-gereç almak gibi) için bir miktar mali destek talep edilebilir. Merkezimiz yabancı dil hazırlığı talebinde bulunanlara azami 100 Euro destek sağlamaktadır. Bu imkandan faydalanan kişilerin final raporlarında harcama yaptıklarına ilişkin belge sunma zorunluluğu vardır. Yabancı dil hazırlığı talebi de bütçenin diğer kaleminde gösterilmelidir.

Not: Harcırah dışındaki tüm harcamalar için belge (fatura, fiş, dekont, uçak biniş kartları vs.) tutma ve bunların kopyalarını Nihai Faaliyet ve Harcama (Final) Raporu ile birlikte Merkezimize sunma zorunluluğu vardır.

Mali Desteğin Karşılamadığı Harcamalar

Mali Desteğin Karşıladığı Faaliyetler dışındaki tüm faaliyetler. Bunlar aşağıdakileri kapsar:

• Başvurusu kabul edilen yararlanıcılarla yapılacak sözleşmenin eki olan, "Mali Yardımın Kullanılmasına İlişkin Kurallar"ın iii) maddesindeki "uygun kabul edilmeyen giderler" bölümünde açıklanan giderler.

• Aynı sözleşme ekinin iv) maddesindeki "seyahat ve yolluk giderleri" bölümünde açıklanan seyahat araçları ve yolluk giderleri dışındaki giderler.

• Faaliyet tarihlerinin dışında yapılan giderler.

• Pasaport giderleri.

• Vergiler (KDV'ler dahil)

• Cezalar.

• Banka havale giderleri.

• Kur farkından kaynaklanan harcamalar,

• Yurtdışı çıkış harcı,

• Eğlence giderleri.

• Hediye vs. giderleri.

KDV İle İlgili Açıklama: Katma değer vergileri bütçeden karşılanamadığından yararlanıcılar final raporlarında harcamalarını KDV'leri düşerek beyan etmelidirler. Yurtdışında yapılan harcamalar KDV'den muaf olduğundan, yurtdışında yapılan harcamalarda herhangi bir işlem yapmak gerekmez. Ancak yurtdiçindeki harcamaların çoğu (bu konuda harcama belgesi üzerindeki KDV dahil/hariç ifadesi esas alınır) KDV'li olacağından yararlanıcı harcamalarını Euro cinsine dönüştürürken KDV'siz miktarı esas alarak beyan etmelidir. Edilmediği takdirde final raporunu inceleyen Merkezimiz uzmanları hesaplamayı KDV'yi düşerek yapacaklardır.  

Başvuru Adımları

1. http://ec.europa.eu/education/trainingdatabase/ adresinden ya da ilgili veritabanında bulunmayan,  kendi imkanlarınızla bulduğunuz kendinize uygun bir kurs seçmek. Bu siteye girildiğinde iki seçeneğiniz bulunmaktadır:

          a) Search Form: Yurtdışında herhangi bir kurs seçmek için kurs listelerine ulaşmanızı sağlar. Yurtdışındaki bir kursa katılmak isteyenler kurslarını bu listeden seçebilirler.

         b) Training Description Form: Türkiye'de uluslararası bir kurs düzenlemek için Merkezimize online başvuru yapmanızı sağlar. Türkiye'de bir kurs düzenlemek isteyen kurum ve kuruluşlar buradaki formu dolduracaklardır.

Seçtiğiniz kursun detaylarında iletişim bilgileri bulunan kurs organizatörü ile temasa geçerek kursa önkayıt yaptırmak. Bu önkayıt, resmi bir yazı ile olabileceği gibi, faks veya e-posta ile de yapılabilir. DİKKAT : Kurstan ön kayıt almak, başvurunuzu kabul edileceği anlamına gelmemektedir.

1. Kursun yapılacağı dili bildiğinizi belgelemek (yabancı dil kriterleri),

2. Grundtvig Bireysel Eğitim Destekleri Başvuru Formunu (İngilizce olan bu form, dili İngilizce olan kurslar için İngilizce doldurulmak zorundadır. İngilizce dışındaki dillerde yapılacak kurslarda bu form Türkçe doldurulabilir) ile Grundtvig Bireysel Eğitim Destekleri Aday Bilgi Formunu doldurmak (Türkçe olan bu form, kursun dili ne olursa olsun Türkçe doldurulmalıdır). Formlar eksiksiz doldurulmalı, hiçbir soru boş bırakılmamalıdır.

3. Faaliyet ile ilgili bilgiler (faaliyetin yeri, konusu, amacı, programı, ücreti vs.) başvuruya eklenmeldir.

4. Grundtvig Bireysel Eğitim destekleri kapsamında konferans, seminer, gözlem ve yerleştirme gibi faaliyetlere katılmak için yukarıdaki işlemler dışında:

          a) Konferans veya seminer gibi faaliyetlere katılmak için organizatör kuruluştan davetiye almak veya kayıt yaptırmak.

          b) Gözlem veya yerleştirme gibi faaliyetlere katılmak için ev sahibi kuruluştan kabul belgesi almak. Bu kabul belgesinde faaliyetin amacı, süresi, sertifikasyon gibi bilgiler yer almalıdır.  

Yerleştirme ve gözlem gibi faaliyetlerde, çalışılacak veya ziyaret edilecek ev sahibi   kuruluşun mevcut faaliyeti ile başvuru sahibinin mevcut görevi arasında doğrudan bir bağlantı olmasına dikkat edilmelidir.  

Başvurular aşağıda belirlenen tarihlerde, belirlenen tarih aralıkları için yapılacaktır.

Başvurunuzu yaparken aşağıdaki tabloda belirlenen son başvuru tarihlerini dikkate alınız:

1. Tamamlanan başvuru formları ile eklerini Merkezimizin aşağıdaki adresine gönderiniz:

T.C.

Başbakanlık

AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı

Hüseyin Rahmi Sokak No: 2 06680 Çankaya/Ankara  

Başvurular elden veya posta ile yapılabilir.  

Başvuru formları bilgisayar ile doldurulmalıdır.  

Formların beyan (declaration) bölümleri başvuru sahibi ve kurum yetkilisi tarafından mutlaka imzalanmalı ve (varsa) mühürlenmelidir.  

Başvuru formları 1 orijinal nüsha (mühür ve imzalar orijinal olmalıdır, fotokopi kabul edilmez) şeklinde teslim edilmelidir.

Başvuruda Teslim Edilecek Dokümanlar  

1. Grundtvig Yetişkin Eğitimi Personeli İçin Mali Destek Başvuru Formu (İngilizce),

2. Grundtvig Bireysel Eğitim Destekleri Bilgi Formu (Türkçe),

3. Kurslar için önkayıt ya da davetiye belgesi,

4. Faaliyet ile ilgili bilgi ve faaliyet programı,

5. Konferans ve seminer gibi faaliyetler için organizatör kuruluştan alınan davetiye veya kayıt belgesi,

6. Gözlem veya yerleştirme gibi faaliyetler için ev sahibi kuruluştan alınan kabul belgesi,

7. Yabancı dil bildiğini gösterir belge,

8. Doğrudan yetişkin eğitimi sunan kurum ve kuruluşlar dışından başvuranların yetişkin eğitimi yaptıklarını gösteren ve kurum yasal temsilcisi tarafından imzalanan belge.

(Faaliyetin niteliğine göre 3., 5. ve 6. maddelerde belirtilen belgelerden sadece bir tanesini sunmak yeterlidir.)

Başvuru Sonrası Süreç

Başvurunuz Merkezimize ulaştıktan sonra mümkün olan en kısa sürede Grundtvig veritabanına girilerek bundan sonra başvurunuzla ilgili yapılacak tüm yazışma ve işlemlerde kullanacağınız size özel bir numara verilecektir. Örnek: 07-TUR01-S2G02-xxxxx-1.

Başvuru formunuzun 3. sayfası (veya Merkezimizin düzenleyeceği başka bir alındı belgesi) başvuru formundan ayrılarak Merkezimiz için ayrılan bölüme numaranız yazılıp kurum adresinize postalanacaktır. Bu belge başvurunuzun Merkezimizce alındığını gösteren "alındı belgesi"dir, başvurunuzun kabul edildiği anlamına gelmemektedir.

Aynı döneme ait tüm başvurular geldikten sonra iki tür değerlendirme yapılacaktır:

a) Teknik Değerlendirme: Bu değerlendirmede başvuru, teknik şartları taşıyıp taşımadığına göre değerlendirilir. Teknik değerlendirmede aşağıdaki hususlar kontrol edilir;  

• Belirtilen başvuru süre bitimine uygunluğu,  

• Başvuru formunun, Merkezimize gönderilen diğer başvuru formlarıyla benzerlik taşımaması,  

• Kurs / Faaliyetin yetişkin eğitimiyle ilgili olması,  

• Deklarasyon bölümlerinin yasal yetkili tarafından imzalanması, Destek isteyen kişinin orijinal imzası,  

• Uygun başvuru formunun kullanılması,  

• Uygun başvuru dilinin kullanılması,  

• Eksiksiz (tüm sorular cevaplanmış) doldurulmuş başvuru formu ve Grundtvig Bireysel Eğitim Destekleri Bilgi Formu,

• Kurs ön kayıt ya da davetiye belgesi (diğer faaliyetler için davet yazısı veya kayıt formu) olması,  

• Mali destek talebinin belirtilmesi,  

• Başvuru yapan kişinin son 2 yıl içerisinde Hayatboyu Öğrenme Programı'nın (veya Socrates bireysel faaliyetlerinden) bireysel faaliyetlerinden yararlanıp yararlanmadığı,

• Başvuru yapan kişinin yeterli yabancı dil bilgisine sahip olması.

Yukarıdaki maddelerden birisi eksik olan başvurular içerik değerlendirmesine alınmadan reddedilir ve ret gerekçesi yazılı olarak başvuru sahibinin kurumuna bildirilir.

b) İçerik (Kalite) Değerlendirmesi: Teknik değerlendirmeyi geçen başvurular içerik açısından değerlendirilir. Bu değerlendirmede başvuru sahibinin başvuru formlarındaki sorulara verdiği cevaplar esas alınarak;  

• Başvuru sahibinin yetişkin eğitimi faaliyeti,  

• Başvuru sahibinin yetişkin eğitimi faaliyet ile başvurduğu kurs arasındaki ilişki,  

• Faaliyetin başvuru sahibinin mesleği ve sürdürdüğü işe katkıları,  

• Bağlı bulunduğu kuruma/kuruluşa katkıları,  

• Öğrenicilerine katkıları,  

• Faaliyet öncesi hazırlığı,  

• Faaliyete katılımın başvuru sahibi açısından değerlendirilmesi,  

• Faaliyet sonrası edinimlerin yayılması, paylaşılması planı,  

• Yaygınlaştırma konusundaki yöntemleri ve arzusu,  

• Faaliyetin başvuru sahibinin pedagojik, metodolojik ve didaktik yaklaşımına potansiyel katkısı,  

• Faaliyet sonrası, bağlı bulunduğu kurum/kuruluşu yeni bir Avrupa Eğitim Programı faaliyetine veya işbirliği projelerine katma isteği ve planı,

• Faaliyetin süresinin elde edilmesi planlanan katkıyla uyumlu olması,

• Dil programı olması durumunda, AB'nin daha az öğretilen ve kullanılan dillerinden birinde faaliyet olması,  

• Başvuru sahibinin dil bilgisi düzeyi,  

• Avrupa'nın öncelikleri (sosyoekonomik, coğrafi veya başka bir nedenle dezavantajlı konumda olanlarla özürlüler gibi) ile ulusal önceliklere (kamu kurumları ile sivil toplum kuruluşlarından gelen başvurular özel kuruluşlardan gelen başvurulara göre önceliklidir. Kamu kurumları içinde ise yaygın eğitim kurumları halk eğitim merkezi, belediye, müze, kütüphane, cezaevi vs. örgün eğitim kurumlarına üniversite, yüksekokul kurumları gibi göre önceliklidir) katkı,

kriterleri çerçevesinde nihai karar verilir. 

Değerlendirmeler tamamlandıktan sonra sonuçlar Merkezimiz bünyesindeki Bireysel Başvuruları Değerlendirme Komisyonu'na sunulmaktadır. Komisyon, sonuçları değerlendirerek onaylar veya reddeder. Başvurunun mali açıdan desteklenmemesine karar verilmiş ise, bu durum yazılı olarak gerekçesiyle birlikte başvuru sahibinin kurumuna bildirilir. 

Başvurunun mali açıdan desteklenmesine karar verilir ise, kabul yazısı ile birlikte iki nüsha olarak hazırlanan Mali Katkı Sözleşmesi ve ekleri yararlanıcının (başvurusu kabul edilen başvuru sahiplerine yararlanıcı adı verilir) kurumuna gönderilir.

Gönderilen sözleşme dikkatle okunmalı ve her sayfası yararlanıcı tarafından paraflanarak hem yararlanıcı hem de kurum yasal temsilcisi tarafından imzalanmalıdır. Sözleşme ile birlikte gönderilen ve sözleşmenin eklerinden biri olan Mali Yardımın Kullanılmasına İlişkin Kurallar'ın da dikkatle okunarak bir nüshasının tüm sayfaları yararlanıcı tarafından paraflanmalı ve iki nüsha sözleşme ile bir nüsha Mali Yardımın Kullanılmasına İlişkin Kurallar Merkezimize gönderilmelidir.

Merkezimize ulaşan sözleşmeler Merkez Başkanımız tarafından da imzalandıktan sonra sözleşmenin bir nüshası yararlanıcıya gönderilir, diğer nüsha sözleşme ile Mali Yardımın Kullanılmasına İlişkin Kurallar ise yararlanıcının dosyasına konulur.

Karşılıklı imzalanan sözleşmelerden sonra toplam mali desteğin %80'i peşin olarak faaliyet başlamadan yararlanıcının sözleşmede belirttiği hesaba (bu hesabın kurumsal değil, yararlanıcının Euro cinsinden bireysel hesabı olması gerekir) ödenir.

Yurtdışı çıkış harcı vergi kapsamında değerlendirildiğinden Merkezimiz tarafından karşılanmamaktadır. Yararlanıcı benzer bir yazıyı kendi kurumundan alamıyorsa, yurtdışı çıkış harcından muaf olmak için Merkezimizden "muafiyet yazısı" talep edebilir. Bu taleplerini yazılı (dilekçe veya eposta ile) olarak bildiren yararlanıcılara Merkezimiz tarafından ilgili yeni düzenleme yürürlüğe girene kadar yurtdışı çıkış harcından muafiyet için resmi yazı verilmektedir. Talep etmeyenlere yazı re'sen verilmez.

Merkezimiz, vize almak için herhangi bir yazı vermemektedir. Vize almayı kolaylaştırmak için (bazı ülkelerin temsilcilikleri şart koşmaktadır) yurtdışındaki organizatör kuruluştan bir yazı (yararlanıcının isminin geçtiği bir resmi davet yazısı ve/veya otel rezervasyonu gibi) talep edilebilir. 

Faaliyet Sonrası Yapılması Gerekenler  

Yararlanıcı, mali desteğin %80'ini aldıktan sonra faaliyetini gerçekleştirmekle yükümlüdür. Eğer mücbir bir sebep (ölüm, kaza, sürekli hastalık vs. gibi) dışında bir nedenle bu yükümlülük yerine getirilmezse, yararlanıcıya ödenen mali desteğin iadesi talep edilir ve yararlanıcının bir daha Grundtvig programına başvurusu kabul edilmez. Aynı şekilde, onaylanan bir kurs dışında başka bir kursa giden yararlanıcılardan ödenen mali desteğin iadesi talep edilir. Mücbir bir sebeple (bu sebep Merkezimizce onaylanmış olmalıdır) yerine getirilmeyen faaliyet durumunda ise, yararlanıcının o güne kadar yaptığı geçerli harcamalar dışında yararlanıcıya ödenen mali desteğin iadesi talep edilir fakat yararlanıcının tekrar başvurma hakkı korunur.

Yararlanıcının kusuru olmadan herhangi bir nedenle ertelenen faaliyet için yararlanıcının tekrar başvuru yapmasına gerek yoktur. Böyle bir durumda, yararlanıcının faaliyetin yeni tarihlerini belirten bir dilekçeyle Merkezimize başvurması yeterlidir. Yararlanıcının mali açıdan desteklenmesinin onaylandığı bir faaliyetin gerçekleşmesi iptal edilmişse ya da yararlanıcı ilgili faaliyete katılamıyorsa, Merkezimize Grundtvig Bireysel Eğitim Destekleri kapsamında yapacağı diğer başvurular ayrı başvuru olarak kabul edilir. Dolayısıyla, kazanılmış hak iddia edilemez. Sadece ilgili faaliyetin tarihlerinin ya da yerinin ertelendiği / değiştiği durumlarda, yeni başvuru yapmaya gerek yoktur.   

İptal edilen faaliyet ile yeni başvurulan faaliyet aynı ise bu durumda ödenen %80'lik mali desteğin (talep edilen mali desteğin de aynı olması şartıyla) mahsubu yoluna gidilebilir. Faaliyet farklı ise ödenen mali desteğin iadesi talep edilir ve yeni başvuru kabul edildiğinde yeni mali desteğin %80'i yararlanıcıya peşin olarak ödenir.

Faaliyetini tamamlayan yararlanıcı yurda döndüğünde kendisine sözleşmeyle birlikte gönderilen Nihai Faaliyet ve Harcama Raporu (Final Raporu)'nu faaliyetin bitiş tarihinden itibaren en geç bir ay içinde doldurarak Merkezimize göndermek zorundadır. Nihai Faaliyet ve Harcama Raporu ile birlikte seyahate ilişkin tüm belgeleri (bilet, fatura, fiş, uçak biniş kartları vs.) ve yabancı dil hazırlığından faydalanıldığına dair belgeyi (bu imkan kullanılmışsa), faaliyete katıldığını gösteren katılım belgesi ile birlikte Merkezimize göndermesi gerekir. Bu dokümanlardan herhangi biri eksik olursa eksik olan dökümanın niteliğine göre bakiye kalan %20'lik ödemeden ya eksik ödeme yapılır ya da hiç ödeme yapılmaz (uçak biniş kartları ile katılım sertifikası eksik olursa ödeme yapılmaz, bunlar hiç sunulmadığı takdirde faaliyet gerçekleştirilmemiş sayılır ve mali desteğin tamamının iadesi yararlanıcıdan talep edilir. Uçak biniş kartlarının olmadığı ya da kaybedildiği durumlarda, ilgili havayolundan uçuşun gerçekleştiğine dair yazı talep edilir).

Nihai Faaliyet ve Harcama Raporu'nun sonunda bulunan mali harcama kısmını doldururken yararlanıcı, yaptığı geçerli harcamalarını ayrıntılı olarak (tarih, yolculuğun nereden nereye ve hangi tür vasıta ile yapıldığı vs.) yazarak, harcamanın yapıldığı günkü ulusal para birimini Avrupa Merkez Bankası kurundan Euro'ya çevirerek yazmalıdır. Avrupa Merkez Bankası kurlarına şu siteden ulaşılabilinir: http://www.ecb.int/stats/eurofxref/eurofxref-hist.xml .   

Final raporunda gerçekleşenden daha az harcama yapıldığı beyan edilmişse, beyan edilen tutar esas alınır. 

Faaliyet Sonrası Teslim Edilecek Dokümanlar  

1. Nihai Faaliyet ve Harcama Raporu,

2. Seyahatle ilgili tüm belgeler,

3. Uçak biniş kartları,

4. Katılım sertifikası,

5. Varsa ek harcama belgeleri (örneğin, dil kursu için mali destek alınmışsa dil kurs belgesi).

Nihai Faaliyet ve Harcama Raporu onaylanan yararlanıcının bakiye kalan %20'lik mali desteği, gerçekleşen miktar üzerinden hesaplanarak ödenir ya da gerçekleşenden fazla ödeme yapılmışsa iade talep edilir. Son ödeme de yapıldıktan sonra yararlanıcının kurumuna hitaben bir kapatma yazısı (closure letter) yazılır. Kapatma yazısında, yararlanıcıya süreç boyunca ne kadar ödeme yapıldığı, varsa kesintilerin nedenleri vs. açıklanır ve itiraz için iki aylık süre verilir. İki aylık sürenin sonunda herhangi bir itiraz yapılmamışsa sözleşme sonlandırılır ve süreç sona ermiş olur.

Sürecin sona ermesine rağmen yararlanıcı sözleşme gereği, faaliyeti ve harcamalarıyla ilgili tüm belgelerinin asıllarını beş yıl süreyle saklamak zorundadır.