Avrupa Dil Ödülü için son başvuru tarihi 17 Nisan 2009'dur.  Başvurular, doğru ve tam olarak doldurulmuş, imzalanmış, tüm sayfaları paraflanmış ve doğruluk beyanı eklenmiş olarak aşağıdaki adrese gönderilmelidir. Başvurular 1(bir) aslı ve 2 (iki) sureti olmak üzere üç nüsha olarak sunulmalıdır. Tekliflerin uygunluğu değerlendirilirken sadece basılı nüsha dikkate alınacaktır. Kurallara uygun olarak yapılmayan başvurular geçersiz sayılacaktır.