Programın Tanımı ve Amacı

İrtibat Seminerleri Grundtvig Programı kapsamında sunulacak projelere (Grundtvig Öğrenme Ortaklıkları, Grundtvig Gönüllü Projeleri ve Merkezi Projeler) için kullanılan ortak bulma araçlarından biridir. İrtibat Seminerleri AB Komisyonu’nun desteği ile ulusal alanslar tarafından düzenlenen ve yetişkin eğitimi ile ilgili farklı konularda yapılan ve birçok ülkeden kuruluş temsilcisinin katıldığı resmi toplantılardır.

Bu seminerlerde kuruluşları adına katılan kişiler, projelerini diğer katılımcılara sunarak projelerine ortak arayabilir veya diğer katılımcıların projelerine ortak olabilirler. Ulusal ajanslar tarafından düzenlenen 3 - 4 gün süreli (en fazla 5 gün sürebilir) İrtibat Seminerleri, her ülkeden  gelen katılımcılar ile toplamda 50-100 kişinin katılımı ile ve genelde çalıştay şeklinde gerçekleşir.

İrtibat Seminerlerinin amacı:

Ø Seminerin yapıldığı alanda, Avrupa işbirliği olanakları üzerine daha fazla bilgi edinmek,

Ø Diğer Avrupa ülkelerinde aynı alanda çalışan kuruluş temsilcileri ile tanışmak ve proje ortaklığı kurmak,

Ø Kaliteli bir uluslararası projenin geliştirilmesi konusunda somut bilgi ve tavsiyeler almak (projede sorumlulukların belirlenmesi, proje değerlendirmesi ve yaygınlaştırması için faaliyetlerin nasıl geliştirileceği vs.),

Ø İşlemlerin yürütülmesi, başvuru formlarının doldurulması, hibe alan kuruluşların mali ve idari yükümlülükleri gibi konularda pratik bilgiler edinmek.

Başvuru Şartları  

İrtibat Seminerleri kurumsal başvurulardır, yani bir proje yapmak için bireysel kişiler başvuramaz. Bu kapsamda, başvuru şartları şunlardır:

Genel Şartlar:

Ø Başvuru sahibi kuruluş mutlaka Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP)’na üye bir ülkenin kuruluşu olmalı ve bu ülkelerden birinde konuşlu olmalıdır.

Ø Başvuru sahibi kuruluş, tüzel kişiliğe sahip olmalıdır. Başvuru sahipleri talep edildiği taktirde tüzel kişiliğe haiz olduklarını kanıtlamak zorundadırlar.

Ø   Başvuru sahibi kuruluşu temsilen İrtibat Seminerine katılacak kişi Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP)'na üye bir ülke vatandaşı olmalı veya bu ülkeler dışındaki bir ülkenin vatandaşı olunması durumunda LLP'ye üye bir ülkede çalışma ya da oturma iznine sahip olmalıdır.

Genel şartları sağlayan kuruluşlar, 2010 Ulusal Teklif Çağrısı’nda yayınlanan ulusal şartları da sağlamalıdırlar. Grundtvig İrtibat Seminerleri için ulusal şartlar şunlardır: 

Ø Aynı teklif çağrısı döneminde bir kuruluş Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) kapsamında tek bir İrtibat Semineri hibesi alabilir. Bu durumda, İrtibat Semineri başvurusu herhangi bir LLP alt programınca kabul edilen kuruluşların aynı teklif çağrısı döneminde yaptıkları sonraki İrtibat Semineri başvuruları değerlendirmeye alınmadan geçersiz sayılır.

Ø Grundtvig Programı kapsamında mevcut bir Öğrenme Ortaklığı ve/ya Gönüllü Projesi devam eden kuruluş, sözkonusu projeyi tamamlamadan ve hibe sözleşmesinin tüm şartlarını yerine getirmeden İrtibat Semineri başvurusu yapamaz. Devam eden bir Öğrenme Ortaklığı ve/ya Gönüllü Projesi olduğu halde İrtibat Semineri başvurusu yapan kuruluşların başvuruları geçersiz sayılır.

Diğer Şartlar:

Ø Başvuru sahibini temsilen İrtibat Seminerine katılacak kişi, başvuru sahibi kuruluşun personeli (veya STK olması durumunda resmi üyesi) olmalıdır. İrtibat Seminerine, başvuru sahibinin personeli/üyesi olmayan kişiler katılamaz. Bunun ispatı başvuru sahibine aittir ve talep edilmesi halinde sunulmak zorundadır.

Yukarıdaki şartların tamamını sağlamayan başvurular geçersiz sayılır.

İrtibat Semineri İle İlgili Önemli Hususlar

Ø Bir kuruluş aynı proje için birden fazla İrtibat Seminerine başvuramaz.

Ø Başvuru sahibinin faaliyet alanı, İrtibat Seminerinin konusu ile ilgili olmalıdır. Seminer konusu ile ilgisiz kuruluşların başvurusu kabul edilmez.

Ø Mevcut (tamamlanmamış) bir Grundtvig projesi bulunan bir kuruluş, ilgili projeyi tamamlamadan yeni bir başvuru yapamayacağından, amacı yeni bir proje yapmak olan İrtibat Seminerine de katılamaz.

İrtibat Seminerine Aynı Kuruluştan Kaç Kişi Katılabilir?

Bir İrtibat Seminerine aynı kuruluştan en fazla bir kişi katılabilir. Çok özel durumlar gerekçelendirildiği takdirde iki kişi katılabilir.

İrtibat Seminerlerinin Süresi

İrtibat Seminerlerinin süresi en az 1 gün, en çok 5 gün olabilir.

Başvuru Nasıl Yapılır?

Bir Grundtvig İrtibat Semineri başvurusu yapmak için aşağıdaki işlemlerin yapılması tavsiye edilmektedir:

1.   İrtibat Semineri Seçmek: 

Başvuru sahibi, 2010 Grundtvig İrtibat Seminerleri Listesi’nden konusu kuruluşun faaliyet alanına ve yapılması öngörülen proje konusuna uygun bir İrtibat Semineri seçmelidir.

2.   Başvuru Formunu Online Doldurmak: 

Başvuru sahibi online olarak 2010 Hazırlık Ziyaretleri Başvuru Formu'nu doldurmalıdır. Form hiçbir soru ve bölüm boş bırakılmadan eksiksiz olarak doldurulmalıdır. Online doldurulan başvuru formundaki kod ile kağıt formatta sunulan başvuru formundaki kodun aynı olması gerekmektedir. Başvuru formunuzun çıktısını almak için, TRNASP sistemine başvuru formunuzu yükledikten sonra “Başvurularım” bölümünde başvurunuzu listede bulup “Başvuru Formunu Göster” ile formunuzu Adobe Reader'da açıp, file-print seçeneğini kullanarak, başvurunuzun çıktısını alabilirsiniz.

     3.   Yabancı Dil Belgesi: 

İrtibat Seminerine katılacak olan kuruluş personeli, ziyaretin yapılacağı dili bildiğini belgelemelidir (yabancı dil kriterleri). Dil belgesinin orijinal olması ya da noter onaylı olması gerekmez.

4.   Başvuru Formunu Merkez Başkanlığımıza Sunmak: 

Başvuru formu doldurulup online olarak onaylandıktan (submit) sonra bir çıktısı alınarak beyan (declaration) bölümleri başvuru sahibi kuruluşun yasal yetkilisi tarafından mutlaka imzalanmalı ve mühürlendikten (imza ve mühür ıslak olmalıdır) sonra 1 nüsha olarak son başvuru tarihinden önce ekleri ile birlikte Merkez Başkanlığımıza elden ya da posta (postaya veriliş tarihi esas alınır) ile teslim edilmelidir. Posta adresi: 

T.C.

Başbakanlık

AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı

Hayatboyu Öğrenme Öğrenme (LLP) / Grundtvig Program Koordinatörlüğü

Hüseyin Rahmi Sokak No: 2, 06680 Çankaya/Ankara

Son Başvuru Tarihi  

Son başvuru tarihi, her bir İrtibat Semineri için ayrı ayrı belirlenen ve Programın internet sitesinde açıklanan tarihlerdir.

Başvuruda Teslim Edilecek Dokümanlar

Başvuru yaparken aşağıdaki dokümanların tamamının sunulduğundan/yapıldığından emin olunmalıdır:

Grundtvig İrtibat Semineri Başvuru Formu online olarak doldurulup gönderildikten sonra aşağıdaki dokümanlar Merkez Başkanlığımıza sunulmalıdır:

Ø Grundtvig Hazırlık Ziyareti Başvuru Formu,

Ø Yabancı dil belgesi,

Ø Başvuru formunun cd veya dvd'ye kayıtlı hali. 

Ne Kadar Hibe Sağlanır?

İrtibat Seminerine katılacak kişilere gidecekleri ülkenin uzaklığına, ve seminerin süresine göre seyahat, seminer ücreti (package cost) ve özel ihtiyaç sahibi kişiler için ek ödemeler gibi belli miktarlarda hibe sağlanır. Hibeler aşağıdaki kalemleri kapsamaktadır:

1. Seyahat: 

Yararlanıcının (başvurusu kabul edilen başvuru sahiplerine “yararlanıcı” denir) evinden başlayarak seminerin düzenleneceği yere ve/veya kalınacak yere kadar olan ve seminerin düzenlendiği yerden ve/veya kalınan yerden yararlanıcının evine kadar olan seyahat harcamaları karşılanır. Yurtdışına çıkış harcı ile vize giderleri de seyahat kaleminden ödenir. Onun için seyahat miktarı talep edilirken yurtdışına çıkış harcı ile varsa vize giderleri de dikkate alınarak talep edilmelidir.

Seyahat harcamaları kapsamındaki harcamalar gerçek miktarlar üzerinden hesaplanır ve her bir harcama için belge tutma ve bunları faaliyet sonrasında Grundtvig İrtibat Seminerleri Nihai Raporu ile birlikte Merkez Başkanlığımıza sunma zorunluluğu vardır.

2.   İrtibat Semineri Ücreti:

İrtibat Seminerini düzenleyen ulusal ajanslar “irtibat semineri ücreti” adı altında bir ücret talep edebilirler. Bu ücretlere “paket ücret - package costs” denir ve bu ücretlere konaklama ve iaşe-ibate masrafları dahil olduğundan yararlanıcılara ayrıca harcırah ödenmez.

Grundtvig İrtibat Seminerleri - 2010 Yılı Günlük Miktarlar