Programın Tanımı ve Amacı

Grundtvig Hazırlık Ziyaretleri, Grundtvig Programı kapsamında sunulacak projelere (Grundtvig Öğrenme Ortaklıkları, Grundtvig Gönüllü Projeleri ve Merkezi Projeler) hazırlık yapmak amacıyla kuruluşlara, proje ortaklarını daha yakından tanımaları, çalışma planı hazırlamaları ve başvuru formu ile diğer gerekli dokümanları birlikte doldurmaları için verilen bir imkandır.

Yüz yüze yapılan bir ziyaretin yazılı iletişim, elektronik yollar ve telefonla yapılan iletişimle karşılaştırıldığında çok daha etkili ve verimli olacağı düşünülmektedir. Bu nedenle Grundtvig Programı kapsamında proje yapmak isteyen kuruluşların projelerinin detaylarını görüşmek ve başvuru formunu birlikte doldurmak üzere, bağlantı kurdukları potansiyel proje ortakları ile bir araya gelmelerine imkan sağlayan bir faaliyet olarak hazırlık ziyaretlerine katılmak mümkündür.

Hazırlık Ziyaretlerini potansiyel ortaklar kendi aralarında organize ederler. Hazırlık Ziyareti genellikle koordinatör olacak olan kuruluşun ülkesinde ve belirlediği bir yerde en fazla 5 gün süreli  toplantılar şeklinde gerçekleştirilir ancak gerekçelendirildiği takdirde başka bir potansiyel ortağın ülkesinde de yapılabilir.

Hazırlık Ziyaretlerinin amacı; Potansiyel bir projenin potansiyel ortakları arasında;

Ø Projenin amaç, hedef ve metodolijisini daha ayrıntılı olarak tanımlamak,

Ø Proje içindeki ortakların rollerini, sorumluluklarını ve görevlerini belirlemek,

Ø Projenin çalışma planını hazırlamak,

Ø Projenin yürütülmesi, değerlendirilmesi ve yaygınlaştırılmasına yönelik planlar yapmak,

Ø Başvuru formunu birlikte doldurmak vs.

Başvuru Şartları

Hazırlık Ziyaretleri kurumsal başvurulardır, yani bir proje yapmak için bireysel kişiler başvuramaz. Bu kapsamda, başvuru şartları şunlardır:

Genel Şartlar:

Ø Başvuru sahibi kuruluş mutlaka Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP)’na üye bir ülkenin kuruluşu olmalı ve bu ülkelerden birinde yerleşik olmalıdır.

Ø Başvuru sahibi kuruluş, tüzel kişiliğe sahip olmalıdır. Başvuru sahipleri talep edildiği taktirde tüzel kişiliğe haiz olduklarını kanıtlamak zorundadırlar.

Ulusal Şartlar:

Genel şartları sağlayan kuruluşlar, 2010 Ulusal Teklif Çağrısı’nda yayınlanan ulusal şartları da sağlamalıdırlar. Grundtvig Hazırlık Ziyaretleri için ulusal şartlar şunlardır: 

Ø Aynı teklif çağrısı döneminde bir kuruluş Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) kapsamında tek bir Hazırlık Ziyareti hibesi alabilir. Bu durumda, Hazırlık Ziyareti başvurusu herhangi bir LLP alt programınca kabul edilen kuruluşların aynı teklif çağrısı döneminde yaptıkları sonraki Hazırlık Ziyareti başvuruları değerlendirmeye alınmadan geçersiz sayılır.

Ø Hazırlık Ziyareti başvuruları, ziyaretin başlama tarihinden en az 45 gün önce yapılmalıdır (posta tarihi).

Ø Grundtvig Programı kapsamında mevcut bir Öğrenme Ortaklığı ve/ya Gönüllü Projesi devam eden kuruluş, sözkonusu projeyi tamamlamadan ve hibe sözleşmesinin tüm şartlarını yerine getirmeden Hazırlık Ziyareti başvurusu yapamaz. Devam eden bir Öğrenme Ortaklığı ve/ya Gönüllü Projesi olduğu halde Hazırlık Ziyareti başvurusu yapan kuruluşların başvuruları geçersiz sayılır.

Diğer Şartlar:

Ø Ev sahibi kuruluş (gidilecek kuruluş) mutlaka AB’ye ve LLP’ye üye bir ülkenin kuruluşu olmalı ve bu ülkelerden birinde yerleşik olmalıdır.

Ø Başvuru sahibi, ikamet ettiği ve/veya çalıştığı bir ülkede düzenlenen bir Hazırlık Ziyaretine katılamaz.

Ø Başvuru sahibini temsilen Hazırlık Ziyareti katılacak kişi, başvuru sahibi kuruluşun personeli (veya STK olması durumunda resmi üyesi) olmalıdır. Hazırlık Ziyareti, başvuru sahibinin personeli/üyesi olmayan kişiler katılamaz. Bunun ispatı başvuru sahibine aittir ve talep edilmesi halinde sunulmak zorundadır.

Yukarıdaki şartların tamamını sağlamayan başvurular geçersiz sayılır.

Hazırlık Ziyareti İle İlgili Önemli Hususlar

Ø Türkiye'de düzenlenecek bir Hazırlık Ziyareti için herhangi bir hibe verilmediğinden başvuru yapılması gerekmez.  

Ø Hazırlık Ziyaretine başvurmak için, planlanan projenin belli bir oranda geliştirilmiş olması gerekir. Üzerinde çalışılacak herhangi bir proje taslağı yoksa, Hazırlık Ziyareti de yapılamaz.

Ø Proje başvurusu yapıldıktan sonra vey projeye hibe sağlandıktan sonra aynı proje için Hazırlık Ziyareti yapılamaz.

Ø Mevcut (tamamlanmamış) bir Grundtvig projesi bulunan bir kuruluş, ilgili projeyi tamamlamadan yeni bir başvuru yapamayacağından, amacı yeni bir proje yapmak olan Hazırlık Ziyareti de yapamaz.

Hazırlık Ziyaretine Aynı Kuruluştan Kaç Kişi Katılabilir?

Bir Hazırlık Ziyaretine aynı kuruluştan en fazla bir kişi katılabilir. Çok özel durumlar gerekçelendirildiği takdirde iki kişi katılabilir.

Ziyaretin Süresi

Hazırlık Ziyaretlerinin süresi en az 1 gün, en çok 5 gün olabilir.

Başvuru Nasıl Yapılır?

Bir Grundtvig Hazırlık Ziyareti başvurusu yapmak için aşağıdaki işlemlerin yapılması tavsiye edilmektedir:

1.   Ev Sahibi Kuruluştan Kabul Belgesi Almak: 

Başvuru sahibi, Hazırlık Ziyaretine ev sahipliği yapacak olan kuruluştan resmi yazılı bir kabul belgesi almalıdır. Kabul belgesinde davet edilen kuruluşun ve kuruluş adına katılacak kişinin adı olmalı ve belge imzalı olmalıdır.

2.   Başvuru Formunu Online Doldurmak: 

Başbakanlık

AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı

Hayatboyu Öğrenme Programı (LLP) / Grundtvig Program Koordinatörlüğü

Hüseyin Rahmi Sokak No: 2, 06680 Çankaya/Ankara

Son Başvuru Tarihi  

Son başvuru tarihi, Hazırlık Ziyareti başlama tarihinden 45 gün öncesidir (posta tarihi esastır). 

Başvuruda Teslim Edilecek Dokümanlar

Başvuru yaparken aşağıdaki dokümanların tamamının sunulduğundan/yapıldığından emin olunmalıdır:

Grundtvig Hazırlık Ziyaretleri Başvuru Formu online olarak doldurulup gönderildikten sonra aşağıdaki dokümanlar Merkez Başkanlığımıza sunulmalıdır:

Ø Grundtvig Hazırlık Ziyaretleri Başvuru Formu,

Ø Ev sahibi kuruluştan alınmış kabul belgesi,

Ø Yabancı dil belgesi,

Ø    Başvuru formunun ce veya dvd'ye kayıtlı hali. 

Ne Kadar Hibe Sağlanır?

Hazırlık Ziyareti yapacak kişilere gidecekleri ülkenin uzaklığına, yurtdışında kalınacak süreye göre seyahat, harcırah ve özel ihtiyaçlar gibi masrafları karşılamak üzere belli miktarlarda hibe sağlanır.

Hibeler aşağıdaki kalemleri kapsamaktadır:

1. Seyahat: 

Yararlanıcının (başvurusu kabul edilen başvuru sahiplerine “yararlanıcı” denir) evinden başlayarak ziyaretin düzenleneceği yere ve/veya kalınacak yere kadar olan ve ziyaretin düzenlendiği yerden ve/veya kalınan yerden yararlanıcının evine kadar olan seyahat harcamaları karşılanır. Bunun dışında yapılan seyahat harcamalarını yararlanıcı, kendisine ödenen harcırahtan karşılaması gerekir. Yurtdışına çıkış harcı ile vize giderleri de seyahat kaleminden ödenir. Onun için seyahat miktarı talep edilirken yurtdışına çıkş harcı ile varsa vize giderleri de dikkate alınarak talep edilmelidir.

Seyahat harcamaları kapsamındaki harcamalar gerçek miktarlar üzerinden hesaplanır ve her bir harcama için belge tutma ve bunları faaliyet sonrasında Grundtvig Hazırlık Ziyaretleri Nihai Raporu ile birlikte Merkez Başkanlığımıza sunma zorunluluğu vardır.

2. Harcırah: 

Hazırlık Ziyaretinin süresine göre yararlanıcılara günlük harcırah ödenir. Gidilecek ülkelerin günlük harcırah miktarları aşağıdaki tabloda bulunmaktadır. Bu miktarlar Türkiye’den katılacak yararlanıcılar için azami miktarlardır.

Grundtvig Hazırlık Ziyaretleri - 2010 Yılı Harcırah Miktarları